Auf der Detailseite können die Daten der Buchung angepasst werden:
Buchungsdaten
- Gast
- Datum Anreise/Abreise
- Personenzahl
- Zuordnung zu einer oder mehreren Unterkünften
- Status der Buchung (angefragt / gebucht / storniert)
Falls Anpassungen der Gastdaten notwendig sind, kann der jeweilige Gast aus der Buchung heraus aufgerufen werden. Der Gast kann auch über Buchung anderem Gast zugeordnen geändert werden.
Optional können verwendet werden:
- Notizen
- Marker: Marker werden in den Einstellungen definiert und können in der Buchung ausgewählt werden. Sie werden auch in der Buchungsübersicht angezeigt.
- Schlüssel- oder Zugangscode: Code für Schlüsselbox oder Zahlenschloss
- Keine automatischen Nachrichten: Wenn für eine Buchung die Funktion keine automatischen Nachrichten aktiviert ist, werden für diese Buchung keine automatisierten Mails gesendet.
Abrechnung
- Rechnungsdatum: Falls kein Datum hinterlegt wird, wird für Rechnungen das aktuelle Datum verwendet.
- Rechnungsnummer: Standardmäßig wird die Buchungsnummer als Rechnungsnummer verwendet. Optional kann hier eine abweichende Rechnungsnummer angegeben werden.
- Rechnungsadresse: Standardmäßig wird die Rechnung auf den Gast ausgestellt. Optional kann hier ein abweichender Empfänger / Adresse angegeben werden.
- Rechnungsbezeichnung: optionale Angabe
- Rechnungstext: Optionaler Text, der unterhalb der Leistungsübersicht in der Rechnung ausgegeben wird.
- FAuswahl Fußzeile: Fußzeilen können unter den Einstellungen hinterlegt werden.
Alle diese Anpassungen der Rechnung sind optional. Wird hier nichts eingegeben, werden die Standardwerte verwendet.
Wenn Preis nicht automatisch berechnen aktiviert ist, erfolgt keine Berechnung über das Preismodell. Auch bei einer bereits bestehenden Buchung kann dies eingestellt werden. Dann bleiben die zuletzt berechneten Preise bestehen und können manuell angepasst werden, es findet bei Änderungen der Buchung keine neue automatische Berechnung statt.
Kaution und Anzahlung werden automatisch berechnet, wenn hierfür in den Einstellungen eine Vorgabe definiert ist. Die Summen können aber immer manuell in der Buchung angepasst werden. Eine Neuberechnung von Kaution und Anzahlung erfolgt, wenn sich die Buchung verschiebt (Änderung Datum, Änderung Unterkunft) oder wenn Neuberechnung Anzahlung & Kaution aufgerufen wird.
Leistungen
Bei automatischer Preisermittlung werden der Mietpreis und obligatorische Leistungen automatisch berechnet und angelegt. Dies erfolgt auf Basis des Preismodells, das für die Unterkunft hinterlegt ist. Beim Ändern der Buchung werden diese Leistungen jeweils aktualisiert.
Leistungen können auch manuell hinzugefügt und bearbeitet werden. Hinweise zum Anlegen und Bearbeiten einer Leistung gibt es im entsprechenden Beitrag.
Die Leistungen einer Buchung lassen sich nach Reihenfolge ordnen. Hierzu kann optional für jede Leistung eine Positionsnummer angegeben werden. Die Positionsnummer muss nicht zwingend für jede Leistung angegeben werden, die Nummern müssen nicht lückenlos sein. Auch eine Nummerierung wie z. B. 10, 20, 25 … ist möglich.
Die Sortierung erfolgt nach den vergebenen Positionsnummern, danach folgen Positionen ohne Positionsnummer. Auf der Rechnung (PDF) werden die Positionen in entsprechender Sortierung und automatischer Nummerierung 1, 2, 3 … ausgegeben.
Falls das Preismodell geändert wurde, können Mietpreis und obligatorische Leistungen über die Funktion Leistungen neu berechnen aktualisiert werden.
Beim Ändern von Leistungen werden Anzahlung und Kaution nicht automatisch angepasst. Dies kann über Neuberechnung Anzahlung / Kaution erfolgen.
Nachlässe/Zulagen
Nachlässe/Zulagen können manuell als %-Wert hinzugefügt werden und werden dann auf die Preise der Leistungen angewendet. Im Preismodell können Nachlässe/Zulagen definiert werden, die dann in der Buchung ausgewählt werden.
Zahlungen
Zahlungseingänge können manuell hinzugefügt werden.
Nachrichten an Gäste
Für neue Nachrichten per Mail an Gäste kann eine der hinterlegten Vorlagen ausgewählt werden, der Text einer Mail kann vor dem Senden aber angepasst werden.
Jeder Mail die Rechnung als Anlage angefügt werden. Anlagen (z. B. Vertragsbedingungen, Formulare oder Wegskizzen) müssen vorher in den Einstellungen hochgeladen werden.
Die Übersicht der Nachrichten in einer Buchung zeigt die gesendeten Mails und die geplanten automatisierten Mails, die noch nicht gesendet wurden. Das System versendet Mails alle 15 Minuten. Neue Mails werden daher zunächst noch kurz als geplant angezeigt.
Für stornierte Buchungen werden keine Nachrichten versendet; Ausnahme ist, wenn die Änderung des Status auf storniert eine automatische Mail auslöst.
Nachrichten können nur versendet werden, wenn die Einstellungen für Mailversand eingerichtet und aktiviert wurden.
Kann eine Nachricht vom Buchungstool nach mehreren Versuchen nicht versendet werden, erhalten Sie hierzu eine Mail mit einem Hinweis.
Aufgaben
Aufgaben werden entsprechend der Einstellungen automatisch erzeugt oder können manuell zur Buchung hinzugefügt werden.
Unter Aufgaben erreicht man die Gesamtübersicht der offenen Aufgaben aus allen Buchungen
Organisation der Blöcke auf der Seite
Die Reihenfolge der Blöcke auf der Seite kann angepasst werden und wird als Standard beibehalten. Die Blöcke können entsprechend Ihrer Arbeitsweise angeordnet werden.
