Vorlagen für Nachrichten können unter Einstellungen im entsprechenden Abschnitt angelegt und verwaltet werden. Es können beliebige viele Vorlagen für Mails angelegt werden.
In der Vorlage können Platzhalter der Datenfelder (z. B. für Buchungsnummer, Kontaktdaten Gast, Buchungsdaten, etc.) über das Menü ausgewählt und in die Vorlage eingefügt werden:
Jede Vorlage gilt für die zugeordneten Unterkünfte, es können also für jede Unterkunft eine individuelle Vorlagen definiert werden.
Nachrichten aus einer Vorlage können wahlweise auch automatisch versendet werden, der Auslöser muss dann entsprechend definiert werden, z. B.:
- Auslöser: Anreise -5 Tage -> Mail wird 5 Tage vor Anreise automatisch versendet
- Auslöser: Abreise 3 Tagen -> Mail wird 3 Tage nach Abreise automatisch versendet
- Auslöser: storniert 0 Tagen -> Mail wird automatisch versendet, sobald die Buchung storniert wird
- Auslöser: Angefragt über Buchungsformular 0 Tagen -> Mail wird automatisch versendet, sobald eine Buchungsabfrage über ein Formular eingeht
Für den Versand automatischer Nachrichten können zusätzlich Details und Bedingungen definiert werden:
- Empfänger der Nachricht ist standardmäßig der Gast. Es wird dann die in den Kontaktdaten des Gastes hinterlegte Mailadresse zum Versand verwendet.
Es kann alternativ auch einer ein Dienstleister als Empfänger definiert werden. - automatischer Versand nur, wenn der Status der Buchung gebucht ist – Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung den Status gebucht hat.
- automatischer Versand nur, wenn der Status der Buchung „angefragt“ ist – Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung noch den Status angefragt hat.
- automatischer Versand nur, wenn die Buchung noch nicht vollständig bezahlt ist – Mit dieser Bedingung können automatische Reminder für Zahlungen versendet werden. Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung noch nicht vollständig bezahlt wurde.
Wenn eine Buchung so kurzfristig angelegt bzw. bestätigt wird, dass der definierte Versandzeitpunkt einer automatischen Nachricht bereits überschritten ist, wird diese Nachricht nicht mehr vom System versendet. Der Versand muss dann manuell erfolgen.
Anlagen für Nachrichten
Den Nachrichtenvorlagen können Anlagen hinzugefügt werden. Gedacht ist diese Funktion, um Standarddokumente wie Vertragsbedingungen, Formulare, Wegskizzen etc. an Gäste zu versenden. Die Verwaltung der Anlagen finden Sie ebenfalls in den Einstellungen.
Anlagen müssen zunächst im entsprechenden Abschnitt der Einstellungen hochgeladen werden und können dann den Nachrichtenvorlagen und auch individuellen Nachrichten in einer Buchung hinzugefügt werden.
Änderungen von Vorlagen
Änderungen einer Vorlage werden sofort für alle aktuellen und kommenden Buchungen wirksam. Neu angelegte automatisierte Nachrichten werden auch für bestehende Buchungen wirksam, sofern der definierte Versandzeitpunkt noch nicht überschritten ist.
Erläuterungen zu Platzhaltern
Platzhalter der Datenfelder können über das Menü ausgewählt und in die Nachricht eingefügt werden (Screenshot oben). Die meisten Platzhalter sind selbsterklärend, hier Hinweis zu einzelnen Platzhaltern:
- Offene Restzahlung bezieht sich auf den Stand der eingegangen Zahlungen (offene Restzahlung = Gesamtsumme brutto – Summe Zahlungen). Dieser Platzhalter ist auch inkl. Kaution verfügbar.
- Schlusszahlung bezieht sich auf die festgelegte Anzahlung (Schlusszahlung = Gesamtsumme brutto – Anzahlung). Dies ist unabhängig vom Stand der Zahlungseingänge und entspricht der typischen Zahlungsabwicklung einer Anzahlung bei der Buchung und einer Schlusszahlung vor Anreise. Dieser Platzhalter ist auch inkl. Kaution verfügbar.
- Die Platzhalter Miete aus Preismodell (brutto) und Sonstige Leistungen (brutto) können nur sinnvoll genutzt werden, wenn ein Preismodell zur Berechnung verwendet wird. Es ist damit möglich anzugeben, welcher Anteil des Gesamtpreises auf die Miete bzw. auf die Zusatzleistungen entfällt.