Die Tabelle unten zeigt einen typischen Ablauf für die Buchung von Unterkünften und erklärt exemplarisch, wie das Buchungstool diesen Ablauf unterstützen kann.
Je nach Unterkunft sind eventuell auch andere Abläufe sinnvoll oder gewünscht. Das Buchungstool kann flexibel für unterschiedliche Abläufe genutzt und angepasst werden.
Nachrichten an den Gast können individuell gestaltet und konfiguriert werden. Welche Nachrichten verwendet werden und ob/wann dies automatisch erfolgen soll, kann frei definiert werden.
| Gast | Gastgeber |
|---|---|
| Gast prüft Verfügbarkeit Der Gast prüft auf der Webseite der Unterkunft die Verfügbarkeit. | |
| Gast sendet Buchungsanfrage Der Gast sendet über das Anfrageformular auf der Webseite eine Buchungsanfrage. Die Anfrage kann nur gesendet werden, wenn der jeweilige Zeitraum noch frei ist. | |
| Anfrage wird im Buchungstool verarbeitet Für die eingehende Anfrage wird vom Buchungstool der Mietpreis ermittelt. | |
| Infomail an den Gast Das Buchungstool sendet dem Gast eine Feedbackmail: Anfrage ist eingegangen, Gastgeber meldet sich in Kürze | Infomail an den Gastgeber Der Gastgeber erhält vom Buchungstool automatisch eine Mail: Eine neue Buchungsanfrage ist eingegangen! |
| Bearbeitung Buchung Der Gastgeber bearbeitet die Buchung im Buchungstool und entscheidet, ob er die Anfrage annimmt. Der Mietpreis kann im Buchungstool bei Bedarf angepasst, und weitere Leistungen können ergänzt werden. Die Buchung hat noch den Status „angefragt“ und erscheint nicht im Kalender auf der Webseite. | |
| Gast sagt zu Es werden ggf. noch Fragen mit dem Gast geklärt. Der Gast sagt zu. | |
| Buchung ist verbindlich Die Buchung ist nun verbindlich, sie erhält den Status „gebucht“. Der Zeitraum wird nun im Kalender auf der Webseite als nicht verfügbar angezeigt. | |
| Buchungsbestätigung Der Gastgeber versendet über das Buchungstool die Buchungsbestätigung mit den Zahlungsangaben. | |
| Anzahlung Gast leistet die Anzahlung entsprechend der Angaben in der Buchungsbestätigung. | |
| Zahlungsbestätigung Anzahlung Der Gastgeber vermerkt den Eingang der Anzahlung im Buchungstool und versendet eine Zahlungsbestätigung mit den Angaben für die Restzahlung. | |
| Restzahlung Gast leistet die Restzahlung entsprechend der Angaben in der Buchungsbestätigung. | Restzahlung Das Buchungstool erinnert daran, den Eingang der Restzahlung zu prüfen. Falls die Restzahlung nicht rechtzeitig eingegangen ist, kann das Buchungstool auch optional automatisch eine Erinnerungsmail an den Gast versenden. |
| Anreisedaten für den Gast Das Buchungstool versendet vor dem Anreisedatum eine Mail an den Gast mit Anreisedetails und Informationen zu seinem Aufenthalt. | |
| URLAUB ! | |
| Rechnung Im Buchungstool wird die Rechnung für die Buchung generiert und per Mail an den Gast gesendet. | |
| Feedbackmail Das Buchungstool versendet eine Mail an den Gast: Wir hoffen, es hat Ihnen gefallen, wir freuen uns über Ihr Feedback oder Ihre Bewertung! |