Support / Fragen

Wenn Sie Fragen haben oder bei der Nutzung des Buchungstools ein Problem auftritt, senden Sie uns bitte eine Mail an -> kontakt@urlaubsarchitektur.de

Neuigkeiten, Updates etc.

Bei Neuigkeiten und Updates informieren wir per Mail über unsere -> Mailingliste
Wir informieren auch per Mail, falls das System wegen Wartungsarbeiten nicht verfügbar sein wird.

Tutorial Videos

Es gibt einige Videos mit Tutorials zur Arbeit mit der Buchungsverwaltung. Die Videos sind insbesondere für neue Nutzer gedacht, die die Grundfunktionen erläutert bekommen möchten.

Buchungsablauf

Wie sieht ein Buchungsablauf für eine URLAUBSARCHITEKTUR Unterkunft aus? Das können Sie natürlich selbst gestalten und definieren. Hier ein Beispiel zur Orientierung.

Nutzungsbedingungen / AGB

Für die Nutzung der Buchungsverwaltung gelten unsere -> Nutzungsbedingungen

Funktionsumfang Testaccount

Ein Testaccount bietet den vollen, uneingeschränkten Funktionsumfang der Buchungsverwaltung. Testaccounts sind kostenlos, solange sie nicht produktiv genutzte werden.

Datenschutz

Buchungsdaten unterliegen als personenbezogene Daten den jeweils geltenden Vorschriften zum Datenschutz. Bitte informieren Sie sich darüber, was Sie in Ihrem individuellen Fall berücksichtigen müssen.

Vermieter in der EU, Vorgaben nach DSGVO:

Als Vermieter müssen Sie im Rahmen Ihrer Informationspflichten darüber aufklären, dass Sie Daten aus Anfragen und Buchungen mit der Nutzung der Buchungsverwaltung an die URLAUBSARCHITEKTUR GmbH weitergeben. In der Regel ist hierfür ein entsprechender Hinweis in der Datenschutzerklärung Ihrer Webseite notwendig.
Weiterhin müssen Sie entsprechend der Vorschriften der DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit uns abschließen. Hierzu den Vertrag herunterzuladen, ausfüllen und unterschreiben. Bitte senden Sie uns dann den Vertrag eingescannt per E-Mail an kontakt@urlaubsarchitektur.de.

Browser

Wir empfehlen zur Nutzung des Buchungstool die Verwendung der Browser Chrome oder Firefox in den aktuellsten Versionen.

Nutzung auf Mobilgeräten

Die Darstellung ist für Desktop-Ansichten optimiert. Die Nutzung mit Mobilgeräten ist grundsätzlich möglich, aber an einigen Stellen aufgrund der Bildschirmgröße eingeschränkt. Wir empfehlen:
- min. 11 Zoll Bildschirm
- Tastatur und Trackpad
- Browser Chrome oder Firefox
z.B. ein Chromebook Tablet

Menüs und Links

Über das Seitenmenü lassen sich die einzelnen Funktionsbereiche (Buchungen, Gästedaten, Aufgaben, Einstellungen etc.) aufrufen.
Auf den einzelnen Seiten sind alle Links in blauer Schrift hervorgehoben.

Anpassung der Darstellung und Zoom

Über das Menü Icon (oben links im Browserfenster) lässt sich das Seitenmenü verkleinern.
Über die Zoomfunktion des Browsers lässt sich die Gesamtdarstellung vergrößern bzw. verkleinern. Bei den meisten Browsers ist dies über folgende Tastenkombinationen möglich:
– Mac: cmd und „+“ (Vergrößern) / cmd und „-“ (Verkleinern)
– Windows: STRG und „+“ (Vergrößern) / STRG und „-“ (Verkleinern)

Die Darstellung passt sich nach dem Neuladen der Seite automatisch an die neue Einstellung an.

Eingabe von Datumsangaben

Zur Eingabe in Datumsfelder (z.B. Datum Anreise / Abreise etc.) blendet das Buchungstool einen kleinen Kalender ein. Im Kalender kann über „<“ und „>“ zu den nächsten Monaten gewechselt werden. Durch Anklicken von Monatsnamen und Jahr in der Kopfzeile des Kalenders springen Sie direkt zum gewählten Monat / Jahr.

Sprache

Das Buchungstool ist zweisprachig Deutsch / Englisch, die aktuell verwendete Sprache kann über den Umschalter im Seitenmenü gewechselt werden.
Rechnungen werden immer in der aktuell gewählten Sprache eines Accounts erstellt bzw. versendet.

Export von Daten

Alle Tabellen im Buchungstool (Buchungen, Gäste, Tasks) lassen sich über die Buttons am Fuß der jeweiligen Tabelle als PDF oder Excel Datei herunterladen. Die Daten können auch über Copy in die Zwischenanlage kopiert und so in andere Programme übertragen werden. Die Daten werden jeweils so übertragen oder heruntergeladen, wie die Tabellen gerade gefiltert sind.

Verfügbarkeitsabfragen auf urlaubsarchitektur.de

Auf urlaubsarchitektur.de sind über die Suchfunktion Verfügbarkeitsabfragen möglich, die die Belegungsdaten des Buchungstools nutzen. Bitte teilen Sie uns mit, ob wir Ihre Unterkunft in die Verfügbarkeitsabfragen einbeziehen oder nicht mehr einbeziehen sollen.

Die Startseite der Buchungsverwaltung ist auch über den Menüpunkt Buchungen erreichbar.
Auf der Seite finden Sie die Buchungsübersicht mit der grafischen Kalenderdarstellung der Belegung Ihrer Unterkünfte. Darunter befindet sich die Tabelle der Buchungen.

Kalender der Belegungsübersicht

Die Belegungsübersicht zeigt den Status einer Buchung farblich an:
– grün: gebucht
– hellgrau: angefragt
– rot: überlappend angefragte Buchung
– dunkelgrau: blockierter Zeitraum

In einem externen Belegungskalender auf Ihrer Webseite und im UA Portal werden nur gebuchte und blockierte Zeiträume angezeigt.

Kalender / An-/Abreiseliste ausdrucken

Die Kalenderübersicht lässt sich als .pdf speichern bzw. drucken. Auch eine Liste der An- und Abreisen kann als .pdf gespeichert bzw. gedruckt werden. Für die Ausgabe können verschiedene Filter genutzt werden (z.B. Zeiträume / Unterkünfte / nur An- oder Abreisen).

Anlegen neue Buchung / Event / blockierter Zeitraum im Kalender

Das Anlegen einer neuen Buchung / Event oder eines blockierten Zeitraums ist über die entsprechenden Buttons, aber auch direkt im Kalender der Buchungsübersicht möglich. Hierfür auf den Anreisetag der jeweiligen Unterkunft klicken.

Vor dem Anlegen einer neuen Buchung muss immer zunächst der Gast angelegt oder bereits vorhanden sein.

Tabelle der Buchungsübersicht

Die Tabelle zeigt bei Aufruf die aktuellen und kommenden Buchungen. Über verschiedene Filter und eine Suchfunktion kann ausgewählt werden, welche Buchungen angezeigt werden

Wenn ein Zeitraum ab & Zeitraum bis definiert ist, werden für diesen Zeitraum Umsatz, Auslastung und Belegungszahlen (Anzahl der Übernachtungen, Anzahl der belegten Nächte, Anzahl der Anreisen) ermittelt und unter der Tabelle angegeben. Die Daten können nach Unterkünften, Gruppen von Unterkünften etc. gefiltert werden.
Anzahl Übernachtungen und Anreisen sind statistische Angaben, die in Deutschland von vielen Partnern regelmäßig gemeldet werden müssen.

Anlegen einer neuen Buchung

Vor dem Anlegen einer neuen Buchung muss der jeweilige Gast angelegt werden bzw. bereits im System vorhanden sein. Eine Buchung kann eine oder mehrere Wohnungen / Häuser umfassen.
Zum manuellen Anlegen einer Buchung gibt es folgende Wege:
– Auf der Seite Buchungen über -> neue Buchung
– Gehen Sie zur Seite Buchungen, klicken Sie in der Buchungsübersicht auf das Anreisedatum der gewünschten Unterkunft. Für die neue Buchung sind Anreisedatum und Unterkunft voreingestellt.
– In den Daten eines Gastes über -> neue Buchung. Für die neue Buchung ist der Gast voreingestellt.
– In den Daten eines Gastes wird auch die Buchungsübersicht oben auf der Seite angezeigt. Klicken Sie in der Buchungsübersicht auf das Anreisedatum der gewünschten Unterkunft. Für die neue Buchung sind Anreisedatum, Unterkunft und Gast voreingestellt.

Buchungen können auch über Buchungsformulare angenommen werden, die Daten werden dann direkt in das Buchungstool übernommen.

Status einer Buchung

Je Buchung ist folgender Status möglich:
– angefragt / requested : die Buchung ist noch nicht verbindlich, sie wird in der Buchungsübersicht angezeigt (hellgrauer Balken), aber nicht im Belegungskalender auf Ihrer Webseite
– gebucht / booked : die Buchung ist bestätigt, sie wird in der Buchungsübersicht angezeigt (grüner Balken) und im externen Belegungskalender auf Ihrer Webseite
– storniert / canceled : die Buchung ist storniert, sie wird weder in der Buchungsübersicht noch im externen Belegungskalender auf Ihrer Webseite angezeigt

Wenn unter den Einstellungen die Funktion Überlappende angefragte Buchungen erlauben aktiviert ist, können für einen Zeitraum mehrere Buchungen mit dem Status angefragt / requested eingegeben werden. Überlappende angefragte Zeiträume werden in der Buchungsübersicht mit einem roten Balken angezeigt. Sobald für einen Zeitraum eine Buchung bestätigt wird und den Status gebucht / booked bekommt, werden die übrigen überlappenden Buchungen automatisch storniert und bekommen den Status storniert / canceled.

Prüfroutinen

Bei Speichern einer neuen oder geänderten Buchung wird geprüft:
A) ob die Buchung für den jeweiligen Zeitraum möglich ist (ist die Wohnung noch frei)
B) ob der vorgegebene Mindestaufenthalt eingehalten ist
C) ob die Zahl der maximal möglichen Gäste eingehalten wird
D) ob die Einschränkungen zum Anreise-/Abreisetag eingehalten sind (falls hierfür im Preismodell Vorgaben definiert sind)
E) ob für den gewählten Buchungszeitraum ein Preismodell hinterlegt ist und die Preisberechnung möglich (nur bei automatischer Preisermittlung)

Unter Einstellungen kann festgelegt werden, ob auf die Prüfroutinen B, C und D verzichtet werden soll, wenn Buchungen manuell angelegt werden. Dann ist es einfach, auch Buchungen mit Ausnahmen zuzulassen.

Auf der Detailseite können die Daten der Buchung angepasst werden:

– Datum Anreise / Abreise
– Personenzahl
– Zuordnung zu einer oder mehreren Unterkünften
– Status der Buchung (angefragt / gebucht / storniert)

Falls Anpassungen der Gastdaten notwendig sind, kann aus der Buchung der Gast aufgerufen werden, oder die Buchung kann einem anderen, bestehenden Gast zugeordnet werden.
Wenn für eine Buchung die Funktion keine automatischen Nachrichten aktiviert ist, werden für diese Buchung keine automatisierten Mails gesendet.

Weitere Funktionen auf der Detailseite:

Abrechnung

Für die Erzeugung von Rechnungen können bei Bedarf Angaben angepasst werden:
– Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsadresse/-empfänger und Rechnungsbezeichnung
– Text der Rechnung, der unterhalb der Leistungsübersicht ausgegeben wird
– Auswahl der Fußzeile, falls z.B. verschiedene Fußzeilen mit unterschiedlichen Firmen- und Kontoangaben verwendet werden. Die Fußzeilen können unter den Einstellungen hinterlegt werden.
Alle diese Anpassungen der Rechnung sind optional. Wird hier nichts eingegeben, werden die Standardwerte verwendet.

Falls der Preis nicht automatisch berechnen werden soll, kann dies für jede Buchung individuell festgelegt werden. Diese Option kann z.B. aktiviert werden, wenn ein Sonder- oder Pauschalpreis vereinbart wurde.
Auch bei einer bereits bestehenden Buchung kann eingestellt werden, dass der Preis nicht mehr automatisch berechnet wird. Dann bleiben die zuletzt berechneten Preise bestehen und können manuell angepasst werden, es findet keine neue automatische Berechnung statt.

Kaution und Anzahlung werden automatisch berechnet, wenn hierfür in den Einstellungen eine Vorgabe definiert ist. Die Summen können aber immer manuell in der Buchung angepasst werden. Eine Neuberechnung von Kaution und Anzahlung erfolgt, wenn sich die Buchung verschiebt (Änderung Datum, Änderung Unterkunft) oder wenn Neuberechnung Anzahlung / Kaution aufgerufen wird.

Leistungen

Bei automatischer Preisermittlung werden der Mietpreis und obligatorische Leistungen (z.B. Kurtaxe oder Endreinigung) automatisch ermittelt und als Leistungspositionen angelegt. Dies erfolgt auf Basis des Preismodells, das für die Unterkunft hinterlegt ist. Beim Ändern der Buchung werden diese Leistungen jeweils angepasst. Weitere Hinweise zur Preisermittlung finden Sie unten unter Preismodell.
Alle Leistungen können nachträglich bearbeitet und angepasst werden. Optionale Leistungen können aus dem Preismodell ergänzt oder frei angelegt werden.

Die Leistungen einer Buchung lassen sich nach Reihenfolge ordnen. Hierzu kann optional für jede Leistung eine Positionsnummer angegeben werden. Die Positionsnummer muss nicht zwingend für jede Leistung angegeben werden, die Nummern müssen nicht lückenlos sein. Auch eine Nummerierung wie z. B. 10, 20, 25 ... ist möglich.
Die Sortierung erfolgt nach den vergebenen Positionsnummern, danach folgen Positionen ohne Positionsnummer. Auf der Rechnung (PDF) werden die Positionen in entsprechender Sortierung und automatischer Nummerierung 1, 2, 3 ... ausgegeben.

Falls das Preismodell geändert wurde, können Mietpreis und obligatorische Leistungen über die Funktion Leistungen neu berechnen aktualisiert werden.

Beim Ändern von Leistungen werden Anzahlung und Kaution nicht automatisch angepasst. Dies kann über Neuberechnung Anzahlung / Kaution unter Abrechnung erfolgen.

Zahlungen

Zahlungseingänge können manuell hinzugefügt werden.

Aufgaben einer Buchung

Aufgaben werden entsprechend der Einstellung automatisch erzeugt oder können manuell zur Buchung hinzugefügt werden.
Unter Aufgaben im Seitenmenü erreicht man die Gesamtübersicht aller offenen Aufgaben.

Nachrichten/Mails an Gäste

Für neue Mails kann eine der hinterlegten Vorlagen ausgewählt werden, der Text einer Mail kann vor dem Senden aber angepasst werden.
Jeder Mail können Dokumente oder die Rechnung als Anlage angefügt werden.
Die Übersicht der Mail zeigt die gesendeten Mails und die geplanten automatisierten Mails, die noch nicht gesendet wurden. Das System versendet Mails alle 15 Minuten. Neue Mails werden daher zunächst noch kurz als geplant angezeigt.
Für stornierte Buchungen werden keine Nachrichten versendet; Ausnahme ist, wenn die Stornierung eine automatische Mail auslöst.
Nachrichten können nur versendet werden, wenn die Einstellungen für Mailversand eingerichtet und aktiviert wurden.

Anpassung der Blöcke auf der Seite

Die Reihenfolge der Blöcke auf der Seite kann angepasst werden. Dies ist über die Pfeile in der Titelzeile jedes Blocks möglich und wird für den Account gespeichert. Die Funktion ermöglicht es, die Blöcke entsprechend der jeweiligen Arbeitsweise anzuordnen.

Als Event lassen sich Workshops, Meetings oder Veranstaltungen abbilden, die nicht als Buchung möglich sind, z.B.:

- Veranstaltungen ohne Übernachtung
- Veranstaltungen während einer Buchung (z.B. Catering während einer Buchung)
- Mehrere parallele Veranstaltungen in einer Unterkunft mit separater Abrechnung

Die verfügbaren Funktionen entsprechen denen einer Buchung, jedoch mit folgenden Besonderheiten:

- Ein Event kann sich mit einer Buchung oder einem anderen Event überlappen. Es findet keine Prüfung dazu statt, ob die Unterkunft frei ist !
- Für Events ist keine automatische Preisberechnung möglich. Leistungen können manuell angelegt werden.
- Für Events sind keine automatischen Nachrichten oder Aufgaben möglich. Nachrichten und Aufgaben können manuell erstellt werden.

Events sind wie Buchungen an einen Gast und an eine oder mehrere Unterkünfte gebunden.
Für ein Event können Leistungen angelegt und eine Rechnung erstellt werden.

Wenn eine Wohnung nicht für die Vermietung zur Verfügung steht (wg. Renovierung, Eigennutzung etc.) kann der entsprechende Zeitraum blockiert werden. Blockierte Zeiträume werden in der Buchungsübersicht mit einem dunkelgrauen Balken angezeigt, im Belegungskalender auf Ihrer Webseite wird der Zeitraum als nicht verfügbar angezeigt. Es kann auch nur ein Tag blockiert werden, so dass morgens noch eine Abreise und abends eine neue Anreise möglich sind.

Ein blockierter Zeitraum kann direkt in eine Buchung umgewandeln werden.

Unter Gäste im Seitenmenü erreicht man die Gesamtübersicht aller Gäste. Über die Volltextsuche kann man nach Namen und allen Kontaktdaten (z.B. nach Wohnort, Firmenname, Mailadresse, Notizen) suchen. Durch Anklicken eines Gastes gelangt man in die Detailübersicht mit der Liste aller Buchungen des Gastes.

Je Gast müssen immer mindestens der Name und eine Mailadresse hinterlegt werden, alle anderen Angaben sind optional.

In der Gästeübersicht lassen sich über Duplikate filtern doppelte Kontakte finden. Der Filter berücksichtigt Dopplungen bei Namen und Mailadressen. Wenn Sie über den Filter Duplikate finden, einfach den doppelten Kontakt öffnen und über die Funktion Gastdaten zusammenführen die Buchungen übertragen und den doppelten Kontakt löschen.

Unter Aufgaben im Seitenmenü erreicht man die Gesamtübersicht aller offenen Aufgaben. Die Übersicht kann gefiltert werden z.B. nach Dienstleistern oder Unterkünften. So können Listen für Dienstleister wie Reinigungsdienst, Hausmeister etc. erstellt und dann ausgedruckt werden.
Aufgaben, die abgeschlossen sind, können als erledigt markiert werden.
Ist bei einer Aufgabe Erledigung automatisch aktiviert, wird sie am Tag der Fälligkeit als erledigt gekennzeichnet. Die Aufgabe muss dann nicht manuell als erledigt markiert werden.

Unter Unterkünfte im Seitenmenü erreicht man die Übersicht der Wohnungen/Häuser. Über Reihenfolge kann definiert werden, an welcher Position eine Unterkunft in der Buchungsübersicht angezeigt wird.

Jede Unterkunft kann einem Preismodell zugeordnet werden. Wenn ein Preismodell hinterlegt ist, wird der Mietpreis für eine Buchung automatisch berechnet. Details dazu sind finden Sie im Abschnitt Preismodell.
Wenn einer Unterkunft KEIN Preismodell zugeordnet ist, kann der Mietpreis in der Buchung manuell hinterlegt werden.

Unterkünfte können zu Gruppen zusammengefügt werden. Jede Unterkunft kann auch mehreren Gruppen angehören. So lassen sich z.B. Unterkünfte an verschiedenen Standorten bündeln und in den Übersichten vereinfacht filtern und auswerten.

Ist eine Unterkunft nicht mehr in der Vermietung, kann sie mit Unterkunft deaktiviert markiert werden. Dies Unterkunft taucht dann nicht mehr im Kalender der Buchungsübersicht auf und es können keine neuen Buchungen angelegt werden, alle historischen Buchungen dieser Unterkunft werden weiterhin in der Tabelle der Buchungsübersicht und zu jedem Gast angezeigt.

Mit dem Konfigurator können Sie Kalender zum Einfügen in die Webseite Ihres Hauses generieren. Sie finden den Konfigurator für Belegungskalender unter dem Menüpunkt Unterkünfte.

Es stehen mehrere Kalendertypen zur Auswahl, je Kalender können ein oder mehrere Unterkünfte gewählt werden. Die Farben für die nicht verfügbaren / freien / teilweise belegten Zeiten können als HTML Farbcode (6 Zeichen ohne vorangestelltes „#“) definiert werden.

Sie können beliebig viele verschiedene Kalender konfigurieren und nutzen, auch gleichzeitig. Der Konfigurator hat keine Auswirkung auf bereits von Ihnen genutzte Kalender. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie einen neuen Kalender konfigurieren und den Code in Ihrer Webseite aktualisieren.

Den Code gibt es in 2 Varianten: script (Javascript) und HTML (iframe). Wir empfehlen die Verwendung der script Variante. Wenn Sie für Ihre Webseite einen Webbaukasten nutzen, ist bei einigen Systemen Javascript nicht zulässig oder führt zu Konflikten mit dem CSS der Webseite, hier kann dann die Variante des iframe verwendet werden.

Der Belegungskalender ist für die Nutzung mit aktuellen Browsern ausgelegt. Beim Nutzen Ihrer Webseite mit veralteten Browsern (wie z.B. dem Internet Explorer) kann es beim Anzeigen des eingefügten Belegungskalenders zu Darstellungsproblemen kommen.
Bitte achten Sie darauf, dass für die Webseiten, in denen Belegungskalender integriert sind, ein Caching im Browser unterbunden werden sollte, damit der Belegungskalender immer aktuell neu geladen wird. Hierzu können z.B. die Cache-Control bzw. Pragma HTML-Funktion in der Webseite verwendet werden.

Weitere Hinweise zur Integration und Anpassung des Belegungskalenders finden Sie weiter unten unter Tipps & Tricks.

iCal ist das Standard-Datenformat für Kalenderdaten. Den iCal Link finden Sie auf der Seite jeder einzelnen Unterkunft (Menüpunkt Unterkunft -> dann Detailseite der Unterkunft öffnen)

Sie können den Link zum Integrieren der Belegungsdaten in Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) oder andere Buchungssysteme nutzen.
– der öffentliche Link überträgt nur die belegten Tage ohne Detailinformationen
– der private Link enthält zusätzliche Daten zur Buchung: Buchungsnummer, Notizen, Name und Kontaktdaten des Gastes – jedoch KEINE Preisinformationen zur Buchung. Bei der Weitergabe des privaten Links sind die geltenden Datenschutzvorschriften zu beachten!
Wenn Sie die Daten in Ihren Kalender integrieren, achten Sie darauf, die Daten als „Abonnement“ bzw. „iCal Subscription“ hinzuzufügen. Über ein Abonnement werden die Daten regelmäßig aktualisiert, wie oft dies geschieht liegt an den Einstellungen Ihres Kalenderprogramms. Verschiedene Kalenderprogramme bieten auch die Option an, Daten über iCal zu importieren. Dies bedeutet aber in der Regel, dass die Daten nur einmalig in den Kalender eingefügt und nicht automatisch aktualisiert werden.

Unter Preise im Seitenmenü erreicht man die Übersicht der Preismodelle. Es können beliebt viele Preismodelle angelegt werden, jeder Unterkunft kann ein eigenes Preismodell zugewiesen werden.

Mietpreise: Grundpreise / Saisonpreise

Innerhalb jedes Preismodells können Grundpreise und Saisonpreise hinterlegt werden. Eine typische Systematik ist ein Grundpreis für jedes Kalenderjahr und verschiedene Saisonpreise für Zeiträume mit höheren Preisen. Achten Sie beim Anlegen darauf, dass die Zeiträume der einzelnen Grundpreise bzw. der einzelnen Saisonpreise sich nicht überlappen.
Preisermittlung Tag / Nacht: Die Preisermittlung kann für Tage oder Nächte erfolgen. Bei der Berechnung nach Tagen wird auch der Anreisetag mit abgerechnet.
Wochenendpreise: Bei Preisberechnung pro Nacht wählen Sie jeweils den Starttag, also z.B. Freitag für die Nacht Freitag/Samstag. Wenn kein Tag ausgewählt ist, werden bei der Preisberechnung keine Wochenendpreise verwendet.
Anreisetage/Abreisetage: Es kann optional festgelegt werden, an welchen Tagen An-/Abreisen möglich sind.

Sonstige Leistungen

Hier können Zusatzleistungen wie Endreinigung, Kurtaxe etc. definiert werden, die obligatorisch oder optional mit abgerechnet werden.
Preisermittlung Tage / Nächte/ einmal: Preise werden je nach Anzahl der gebuchten Nächte, Tage bzw. einmalig pauschal abgerechnet
Einheit: Die Preise werden nach der Anzahl der Kinder, Erwachsenen, Gesamtgästezahl (Kinder + Erwachsene) bzw. pauschal abgerechnet. Es ist möglich, die Anzahl durch einen Korrekturwert automatisch anzupassen: Z.B. kann Gesamtgästezahl (Kinder + Erwachsene) -2 definiert werden, wenn z.B. ein Mehrpreis ab der 3. Person abgerechnet werden soll.

Nachlässe / Zulagen

Hier können prozentuale Nachlässe oder Zulagen definiert werden. Diese können wahlweise obligatorisch bei der Berechnung der Preise verwendet oder manuell zu einer Buchung hinzugefügt werden. Nachlässe sind mit negativem Vorzeichen anzugeben (-5 %). Über Zulagen lassen sich z.B. lokale Kulturabgaben im Preismodell abbilden. Es können in einer Buchung auch mehrere Zulagen / Nachlässe verwendet werden.

Als Standard werden die Zulage / Nachlass in die Bruttopreise eingerechnet. Auf der Rechnung sind sie für den Gast nicht erkennbar.

Als Sonderfalls kann auch die Berechnung auf Basis der Nettopreise und ohne Steuer ausgewählt werden. Dies entspricht der Berechnung, die vielfach für lokale Kulturabgaben gewählt werden muss. Die Zulage / Nachlass wird dann separat auf der Rechnung ausgewiesen.

Prüfung Preismodell

Bei der Prüfung des Preismodells wird für jeden Tag kontrolliert, ob ein eindeutiger Preis hinterlegt ist. Tage ohne Preis oder Tage, für die mehrere anwendbare Preise hinterlegt sind, werden als Fehler ausgegeben. Das Ergebnis der Prüfung wird als .pdf heruntergeladen.

Auswirkungen von Änderungen im Preismodell

Änderungen im Preismodell: Änderungen haben nur Auswirkungen auf kommende oder geänderte Buchungen, bestehende Buchungen bleiben unverändert, solange sie nicht angepasst (Änderung Datum Anreise/Abreise oder Änderung Unterkunft) und neu gespeichert werden.

Mehrere Preismodelle je Unterkunft

Einer Unterkunft können auch mehrere Preismodelle hinterlegt werden, z.B. ein Preismodell für 2021 und ein getrenntes Preismodell für 2022. Die Preismodelle dürfen sich zeitlich nicht überlappen und werden dann je nach Datum der Buchung für die Preisberechnung herangezogen. Sonstige Leistungen dabei werden nach dem Preismodell berechnet, das am Anreisetag gilt.

Unter Statistik im Seitenmenü gelangen Sie zur grafischen Auswertung der Auslastung und der Umsätze. Die Darstellung kann nach Unterkünften und Zeiträumen gefiltert werden. Die Auswertung ist zwischen einer Darstellung in Monaten und Jahren umschaltbar. Wenn Sie einen der Datenpunkt in der Kurve mit dem Cursor anwählen, werden die jeweiligen Werte angezeigt.

Es sind folgende Auswertungen verfügbar:

- Zahlungseingänge: Die Zahlungseingänge können gefiltert und exportiert werden.

- kommende Zahlungen: Die Auswertung zeigt die erwarteten, offene Zahlungen in den kommenden Monaten und dient der Planung des Cash Flows. Für die Zuordnung zu Monaten wird angenommen, dass offene Zahlungen bis zum Abreisedatum einer Buchung eingehen.

- enthaltene Steuern: Die Auswertung zeigt die Buchungen mit den enthaltenen Steuern.

Export von Rechnungen

Es können Buchungen gefiltert und ausgewählt werden. Für die ausgewählten Buchungen werden die Rechnungen erstellt und können dann gesammelt heruntergeladen werden.

Optional kann beim Export das Rechnungsdatum definiert werden, A) als Abreisedatum oder B) als beliebiges gewähltes Datum. Das Rechnungsdatum wird dabei auch in der Buchung gespeichert. Falls bereits ein Rechnungsdatum in der Buchung hinterlegt war, wird es überschrieben.

Wird kein Rechnungsdatum für den Export definiert:
- wird das Rechnungsdatum aus der Buchung verwendet
- falls in der Buchung kein Rechnungsdatum hinterlegt ist, wird das aktuelle Datum verwendet

Unter Einstellungen im Seitenmenü erreicht man die Grundeinstellungen des Accounts. Hier sind folgende Anpassungen möglich:

– Einstellungen Account

– Accountdaten (Name, Adresse des Accountinhabers etc.)
– Mailadressen, die Nachrichten an Gäste in cc erhalten sollen, auch mehrere E-Mails mit „,“ getrennt.
– Festlegung, ob überlappende angefragte Buchungen im Account erlauben sind oder nicht
– Festlegung, ob beim manuellen Anlegen von Buchungen auf die Prüfung von Mindestaufenthalt, An-/Abreisetag und max. Personenzahl verzichtet werden soll

– Einstellung Zugangsdaten

Änderung Passwort, Mailadresse und Username

– Einstellungen für Mailversand

Damit Nachrichten als Mail versendet werden können, müssen die Angaben für Ihren SMTP Server hinterlegt und mit einer Testmail geprüft/verifiziert werden. Die Angaben erhalten Sie von Ihrem Provider, diese entsprechen den Einstellungen, die Sie auch in Ihrem Mailprogramm hinterlegen.

Die Mailadresse, mit der Nachrichten als Mail versendet werden, kann abweichend zur Mailadresse des Accounts hinterlegt werden. Beispiel:

- Mailadresse des Accounts: max.meier@mail.de // Mit dieser Mailadresse loggen Sie sich ein und erhalten Mail des Buchungstools, z.B., wenn neue Buchungsanfragen eingehen.
- Mailadresse für Nachrichten: info@unterkunft.de // Mit dieser Mailadresse als Absender werden Nachrichten an Gäste versendet. Ist keine separate Mailadresse hinterlegt, wird hierfür weiterhin die Mailadresse des Accounts verwendet.

– Einstellung Abrechnung

– verwendete Währung
– Standard Steuersatz
– Vorgabe für die automatische Berechnung von Kaution und Vorauszahlung als %Betrag oder Fixbetrag. Wird hier nichts definiert, oder 0 % angegeben, findet keine automatische Berechnung von Kaution / Vorauszahlung statt.
– Festlegung, ob fortlaufende Rechnungsnummern verwendet werden soll; dazu Angabe der nächsten zu verwendenden Rechnungsnummer. Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, wird die Buchungsnummer als Rechnungsnummer verwendet.
– Anpassung der Daten und Einstellungen für Rechnungen an Gäste
– Upload des Logos, das im Kopf der Rechnung verwendet wird und auch in den Nachrichten genutzt werden kann. Auf der Rechnung (pdf) wird das Logo auf eine Breite von 175 px begrenzt. Als Dateiformate sind .jpg und .png möglich.
– Definition von Fußzeilen für Rechnungen, falls z.B. verschiedene Kontoverbindungen oder Firmenangaben verwendet werden

– Anlegen und Verwalten von Vorlagen für Nachrichten an Gäste
– Verwalten von Anlagen für Nachrichten
– Anlegen und Verwalten von Vorlagen für Aufgaben
– Verwaltung der Dienstleister für die Aufgaben
– Verwalten von Buchungsformularen
– Verwalten von Markern (Label/Tag) zum Markieren von einzelnen Buchungen oder Gästen

Es können beliebige Vorlagen für Mails angelegt werden. Platzhalter der Datenfelder (z.B. für Buchungsnummer, Kontaktdaten Gast, Buchungsdaten etc.) können über das Menü ausgewählt und in die Nachricht eingefügt werden.

Jede Vorlage gilt nur für die zugeordneten Unterkünfte. Es kann also z.B. für jede Unterkunft eine individuelle Nachricht zur Buchungsbestätigung definiert werden, die auch nur bei den Buchungen dieser Unterkunft verwendet werden kann.

Jede Vorlage kann wahlweise auch automatisch versendet werden, der Auslöser dann muss entsprechend definiert werden, z.B.:
– Auslöser: Anreise / arrival – nach -5 Tagen -> Mail wird 5 Tage vor Anreise automatisch versendet
– Auslöser: Abreise / departure – nach 3 Tagen -> Mail wird 3 Tage nach Abreise automatisch versendet
– Auslöser: storniert / cancelled – nach 0 Tagen -> Mail wird automatisch versendet, sobald die Buchung storniert wird
– Auslöser: Angefragt über Buchungsformular / Request via booking form – nach 0 Tagen -> Mail wird automatisch versendet, sobald eine Buchungsabfrage über ein Formular eingeht

Für den Versand automatischer Nachrichten können zusätzlich Details und Bedingungen definiert werden:

– Empfänger der Nachricht ist standardmässig der Gast. Es wird dann die in den Kontaktdaten des Gastes hinterlegte Mailadresse zum Versand verwendet. Es kann aber alternativ auch einer der eingerichteten Dienstleister als Empfänger definiert werden. Dies kann z.B. verwendet werden um dem Houskeeper automatisch eine Mail zu senden wie "Gast kommt morgen an ...".

– automatischer Versand nur, wenn der Status der Buchung „gebucht“ ist – So kann verhindert werden, dass automatische Nachrichten versendet werden, wenn eine Buchung nur angefragt und nicht verbindlich ist. Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung den Status gebucht hat.
– automatischer Versand nur, wenn der Status der Buchung „angefragt“ ist - Mit dieser Bedingung können z.B. automatische Reminder für die Buchungsbestätigung versendet werden. Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung noch den Status angefragt hat.
– automatischer Versand nur, wenn die Buchung noch nicht vollständig bezahlt ist - Mit dieser Bedingung können z.B. automatische Reminder für Zahlungen versendet werden. Ist diese Funktion aktiviert, werden automatische Nachrichten der Vorlage nur versendet, wenn die Buchung noch nicht vollständig bezahlt wurde.

Wenn eine Buchung so kurzfristig angelegt bzw. bestätigt, dass der definierte Versandzeitpunkt einer automatischen Nachricht bereits überschritten ist, wird diese Nachricht nicht mehr vom System versendet. Der Versand muss dann manuell erfolgen. Beispiel: Eine automatische Nachricht hat den Auslöser Anreise / arrival – nach -10 Tagen, die Buchung wird aber erst 8 Tage vor Anreise angelegt. Dann wird die automatische Nachricht nicht mehr versendet, da der Versandzeitpunkt bereits überschritten ist

Den Nachrichtenvorlagen können Anlagen hinzugefügt werden. Gedacht ist diese Funktion, um Standarddokumente wie Vertragsbedingungen, Formulare, Wegskizzen etc. an Gäste zu versenden. Die Verwaltung der Anlagen finden Sie ebenfalls in den Einstellungen.

Änderungen von Vorlagen von Nachrichten: Die Änderungen werden sofort für alle aktuellen und kommenden Buchungen wirksam. Neu angelegte automatisierte Nachrichten werden auch für bestehende Buchungen wirksam, sofern der definierte Versandzeitpunkt noch nicht überschritten ist.

Platzhalter Nachrichten

Platzhalter der Datenfelder können über das Menü ausgewählt und in die Nachricht eingefügt werden. Die meisten Platzhalter sind selbsterklärend.

Hinweis zu den Platzhaltern "offene Restzahlung" und "Schlusszahlung":
- Offene Restzahlung bezieht sich auf den Stand der eingegangen Zahlungen (offene Restzahlung = Gesamtsumme brutto - Summe Zahlungen)
- Schlusszahlung bezieht sich auf die festgelegte Anzahlung (Schlusszahlung = Gesamtsumme brutto - Anzahlung). Dies ist unabhängig vom Stand der Zahlungseingänge und entspricht der typischen Zahlungabwicklung einer Anzahlung bei der Buchung und einer Schlusszahlung vor Anreise.
Beide Platzhalter sind auch inkl. Kaution verfügbar.

Hinweis zu den Platzhaltern "Miete aus Preismodell (brutto)" und "Sonstige Leistungen (brutto)":
Die Platzhalter können nur sinnvoll genutzt werden, wenn ein Preismodell zur Berechnung verwendet wird. Es ist dann möglich anzugeben, welchen Anteil des Gesamtpreises auf die Miete bzw. auf die Zusatzleistungen entfallen.
- Miete aus Preismodell (brutto) gibt den Betrag aus, der über das Preismodell aus Grundpreis / Saisonpreis errechnet wurde.
- Sonstige Leistungen (brutto) gibt den Betrag aus, der NICHT aus Grundpreis / Saisonpreis errechnet wurde.

Es können Vorlagen für Aufgaben definiert werden, die bei einer neuen Buchung automatisch angelegt werden, sobald die Buchung des Status „gebucht“ erhält. In der Vorlage wird festgelegt, für welchen Dienstleister und für welches Datum die Aufgabe angelegt werden soll. Das Datum wird über den Auslöser definiert, z.B.
– Auslöser: Anreise / arrival – nach -10 Tagen -> Aufgaben aus dieser Vorlage werden für das Datum 10 Tage vor Anreise angelegt
– Auslöser: Abreise / departure – nach 0 Tagen -> Aufgaben aus dieser Vorlage werden für das Datum der Abreise angelegt
Wird Erledigung automatisch aktiviert, werden Aufgaben aus der Vorlage automatisch am Tag der Fälligkeit als erledigt gekennzeichnet. Die Aufgaben müssen dann nicht manuell als erledigt markiert werden.

Änderung von Vorlagen für Aufgaben: Bestehende Aufgaben ändern sich durch Anpassung der Vorlagen nicht. Bei Buchungen, die den Status „gebucht“ neu erhalten, werden automatisierte Aufgaben entsprechend der geänderten Einstellungen angelegt.

Dienstleister sind Personen oder Firmen, denen im Buchungstool Aufgaben zugewiesen werden können.

Dienstleister können optional einen Zugang zum Buchungstool erhalten. Ein Dienstleister kann sich dann über seinen Zugang in das Buchungstool einloggen. Er kann dann seine Aufgaben und die zugehörigen Buchungen in der Übersicht sehen - er kann seine Aufgaben als erledigt markieren.

In den Einstellungen kann auch freigegeben werden, dass ein Dienstleister die komplette Belegung für ausgewählte Unterkünfte sehen kann.

Ein Dienstleister kann keine Daten von Buchungen ändern und bekommt keinen Einblick in finanzielle Details.

Der Zugang für einen Dienstleister kann jederzeit wieder deaktiviert oder angepasst werden.

Buchungsformulare können in die Webseite Ihres Hauses eingebettet werden.

Es können beliebige Buchungsformulare in den Einstellungen angelegt werden, die jeweils Buchungen für eine oder mehrere Unterkünfte zulassen. Es ist so z.B. möglich, je Unterkunft ein eigenes Buchungsformular zu nutzen und parallel Buchungsformulare für mehrere Wohnungen.

Buchungsformulare lassen sich sowohl für Buchungsanfragen nutzen als auch für verbindliche Buchungen mit Kreditkartenzahlung:

Nutzung von Formularen für Buchungsanfragen

Über das Formular werden Anfragen gesendet und im Buchungstool als angefragte Buchung angelegt.

Zunächst wird über das Buchungsformular die Verfügbarkeit der Unterkunft zum angegebenen Zeitpunkt geprüft. Wenn überlappende angefragte Buchungen erlauben sind (dies kann in den Einstellungen definiert werden), können über das Buchungsformular für einen Zeitraum mehrere Anfragen gesendet werden.

Sie erhalten eine Mail über die eingegangene Anfrage und können diese im System individuell weiter bearbeiten.

Über Vorlagen Nachrichten können Sie eine automatische Nachricht an den anfragenden Gast einrichten, mit der der Eingang der Anfrage bestätigt wird.

Nutzung von Formularen für verbindliche Buchungen mit Kreditkartenzahlung

Um diese Funktion zu nutzen, muss im Buchungsformular "mit Kreditkartenzahlung" aktiviert sein.

Zum Einrichten und Nutzen der Kreditkartenzahlung beachten Sie bitte die Hinweise im entsprechenden Abschnitt der Anleitung.

Zunächst wird im Buchungsformular die Verfügbarkeit der Unterkunft zum angegebenen Zeitpunkt geprüft.

Wenn die Buchung möglich ist, wird die der ermittelte Preis angegeben. Danach können die weiteren Daten eingegeben und der volle Mietpreis mit Kreditkarte gezahlt werden. Die Buchung wird dann als gebucht in das Buchungstool übernommen, die Zahlung wird in der Buchung hinterlegt. Sie erhalten eine Mail über die eingegangene Buchung.

Falls die Kreditkartenzahlung nicht erfolgreich ausgeführt werden kann, wird die Buchung als angefragt in das Buchungstool übernommen und kann dann manuell weiter bearbeitet werden.

Über Vorlagen Nachrichten können Sie eine automatische Nachricht an den Gast einrichten, mit der die Buchung bestätigt wird.

Im Buchungsformular werden die Kontaktdaten (Name, Adresse, Mail, Telefon) und die Personenzahl (Erwachsene & Kinder) standardmäßig abgefragt. Je Buchungsformular können bis zu 5 individuelle Abfragefelder definiert werden, z.B. für zusätzliche Anmerkungen, Angaben zum Alter der Gäste etc. Für benutzerdefinierte Felder sind folgende Optionen möglich:
– Das Feld kann als Pflichtfeld definiert werden.
– Mit einem Text als Platzhalter kann erläutert werden, welche Angabe erwartet wird.
– Sobald Werte als Auswahlfeld hinterlegt sind, kann nur noch einer dieser Werte ausgewählt werden.

Es kann optional eine Webseite hinterlegt werden, die nach dem Senden der Anfrage als „Danke Seite“ aufgerufen wird. Ist keine Webseite hinterlegt, wird der angegebene Nachrichtentext nach Senden der Anfrage anzeigt.

Die Darstellung des Formulars kann für größere Bildschirme optional zweispaltig voreingestellt werden. Für Mobilgeräte wird das Formular einspaltig dargestellt.

Code des Buchungsformulars zum Einfügen in die Webseite Ihres Hauses. Den Code gibt es in 2 Varianten: script (Javascript) und HTML (iframe). Wir empfehlen die Verwendung der script Variante. Wenn Sie für Ihre Webseite einen Webbaukasten nutzen, ist bei einigen Systemen Javascript nicht zulässig oder führt zu Konflikten mit dem CSS der Webseite, hier kann dann die Variante des iframe verwendet werden.

Folgende Anpassung ist im Code möglich:
– Anzeige Formular auf Deutsch oder Englisch

Hinweis: Buchungsformulare dienen der Arbeitserleichterung, weil nur noch Anfragen für freie Zeiträume angenommen werden. Buchungsformulare haben insofern immer den Effekt, dass weniger Anfragen eingehen. Bei einer Unterkunft mit geringer Auslastung ist ein Buchungsformular manchmal nicht zielführend. Dann bringen ein allgemeines Kontaktformular oder Anfragen per Mail mehr Buchungen von Gästen, die z.B. mehrere mögliche Buchungszeiträume anfragen oder zunächst aus der Kommunikation mit dem Gastgeber einen klareren Eindruck von der Unterkunft bekommen wollen.

Buchungsformulare ist für die Nutzung mit aktuellen Browsern ausgelegt. Beim Nutzen Ihrer Webseite mit veralteten Browsern (wie z.B. dem Internet Explorer) kann es beim Anzeigen des eingefügten Buchungsformulars zu Darstellungsproblemen kommen.

Über Buchungsformulare sind verbindliche Buchungen mit Kreditkartenzahlung möglich.
Erläuterungen zu Buchungsformularen finden Sie im entsprechenden Abschnitt der Anleitung.

Kreditkartenzahlung werden über den Anbieter Stripe (www.stripe.com) abgewickelt. Für die Nutzung benötigen Sie einen Stripe Account. URLAUBSARCHITEKTUR ist in die Zahlungsabwicklung nicht eingebunden und erhält keinerlei Daten zu Transaktionen etc. Alle Zahlungseingänge / Auszahlungen / Rückerstattungen etc. können Sie in Ihrem Stripe Account verwalten.

Um Ihren Stripe Account mit dem Buchungstool zu verbinden, benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel (Public Key) und geheimen Schlüssel (Secret Key) zu Ihrem Stripe Account. Beide Schlüssel finden Sie bei Stripe unter Entwickler / API-Schlüssel. Tragen Sie beide Schlüssel in den Einstellungen des Buchungstool im Abschnitt Stripe Integration ein und starten sie die Überprüfung.

Damit Buchungen mit Kreditkartenzahlung möglich sind, muss der Preis der Buchung berechnet werden können. Es muss daher für den Zeitpunkt der Buchung ein Preismodell geben.
Bitte stellen Sie sicher, dass das Preismodell keine Fehler enthält, die zu einer Fehlberechnung der Miete führen.

Bei der Buchung / Zahlung muss für den Gast eindeutig erkennbar sein, welche Mietbedingungen / AGB etc. gelten.

Auswahl von Elementen in Listen

An verschiedenen Stellen des Buchungstools können in einem Listenfeld Zeilen ausgewählt werden, z.B.:
– bei der Auswahl von Unterkünften in einer Buchung oder in den Voreinstellungen
– bei der Auswahl von Wochentagen im Preismodell
Um eine einzelne Zeile zu deaktivieren oder eine zusätzliche Zeile zu aktivieren, erfolgt die Auswahl mit:
– Mac: cmd + Klick
– Windows: STRG + Klick

Anpassung der iCal Links der Belegungskalender

Die vom Buchungstool generierten iCal Links der Belegungskalender beinhalten standardmäßig alle Buchungen mit dem Status gebucht und alle blockieren Zeiträume. In einigen Fällen kann es sinnvoll oder notwendig sein, auch stornierte Buchungen und angefragte Buchungen mit zu übertragen. Ein Anwendungsfall ist zum Beispiel, wenn ein empfangendes System eine abgesagte Buchung erst dann richtig verarbeitet, wenn die Buchung als gecancelter Kalendereintrag mit übertragen wird.

Die iCal Links können mit folgenden Zusätzen so erweitert und konfiguriert werden, dass zusätzlich auch stornierte Buchungen / angefragte Buchungen und Anreise-/Abreisezeiten mit übertragen werden; auch die Sprache der Detailinformationen in Buchungen kann so angepasst werden:

- angefragte Buchungen: &includeInquired=true
- stornierte Buchungen: &includeCancelled=true
- Sprache Detailinformationen Deutsch: &locale=de
- Sprache Detailinformationen Englisch: &locale=en
- Anreise-/Abreisezeit: &includeArrvialtime=16&includeDeparturetime=10 Die Uhrzeit kann entsprechend angepasst werden. Der Zusatz der An- und Abreisezeiten verbessert die Darstellung der Buchungen in einigen externen Kalendersystemen.

Anwendungsbeispiele:

iCal Link (Beispiel): https://urlaubsarchitektur.biz/assets/ical/property-calendar.ics?propertyId=123456789

Beispiellink mit Ergänzungen:
– https://urlaubsarchitektur.biz/assets/ical/property-calendar.ics?propertyId=123456789&includeCancelled=true&includeInquired=true
– https://urlaubsarchitektur.biz/assets/ical/property-calendar.ics?propertyId=123456789&includeArrvialtime=16&includeDeparturetime=10

Anpassung Buchungsformular / Buchungskalender

Das Aussehen von Buchungsformular und Buchungskalender, z.B. die Farbe der belegten Zeiträume, Schriftart oder Schriftgröße, kann bei der script Variante über HTML bzw. CSS Ihrer Webseite sehr weitgehend angepasst werden. Bitte stimmen Sie dies mit Ihrem Webmaster an.

Die Anpassung der iframe Variante ist technisch begrenzt. Hier einige Beispiele für mögliche Anpassungen:
– Anzeigen ohne Rand: style="border:none" oder frameborder="0" , z.B.: <iframe src="IHR LINK" width="500px" height="450px" style="border:none" ></iframe>
– Transparenz: allowtransparency="true"
– Fensterbreite / -höhe: Anpassung width / height mit Angabe in px oder %, z.B.: width="500px" oder width="80%"
Für WIX empfehlen wir folgende Anpassung: <iframe src="IHR LINK" width="100%" height="100%" style="border:none" ></iframe>

Buchungsformular für allgemeine Anfrage

Buchungsformulare funktionieren 2stufig: Zunächst wird die Verfügbarkeit der Unterkunft zum angegebenen Zeitpunkt geprüft. Wenn die Buchung möglich ist, können die weiteren Daten eingegeben und gesendet werden.
Sie können das Formular aber auch nutzen, um Anfragen für jeden beliebigen Zeitraum und ohne Auswahl einer Unterkunft zu erhalten:

– Legen Sie eine zusätzliche Unterkunft an, z.B. mit dem Namen „alle Wohnungen", „allgemeine Anfrage" etc.
– Legen Sie für diese neue Unterkunft ein eigenes Buchungsformular an oder ergänzen Sie die Unterkunft in einem bestehenden Formular.
– Da diese neue Unterkunft nie gebucht ist, sind hier immer Anfragen möglich. Die eingehenden Anfragen können Sie dann im System weiterbearbeiten.

Urlaubszeiten etc. in der Buchungsübersicht anzeigen

Sie möchten in der Buchungsübersicht neben den Buchungen auch Dinge wie z.B. Urlaubszeiten der Mitarbeiter, Ferienzeiten oder Feiertage abbilden? Hierfür können Sie zusätzliche Unterkünfte z.B. mit dem Namen „Urlaub Team" und „Feiertage" anzulegen. In diesen Unterkünften können Sie dann die entsprechenden Zeiträume blockieren und haben in der Buchungsübersicht eine Gesamtdarstellung aller Zeiträume.