Grundeinstellungen zur Rechnungsstellung sind in den Einstellungen möglich:
Grundeinstellungen zur Rechnungsstellung
- verwendete Währung
- Standardsteuersatz: Dies ist der Steuersatz, der als Voreinstellung verwendet wird. Abweichende Steuersätze können in den Leistungen einer Buchung und im Preismodell verwendet werden.
- Kaution und Anzahlung: Vorgabe für die automatische Berechnung als %-Betrag oder Fixbetrag. Wird hier nichts definiert oder 0 % angegeben, findet keine automatische Berechnung von Kaution/Anzahlung statt.
- Rechnungsnummern: Festlegung, ob fortlaufende Rechnungsnummern verwendet werden sollen; dazu Angabe der nächsten zu verwendenden Rechnungsnummer. Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, wird die Buchungsnummer als Rechnungsnummer verwendet.
Einstellungen für die PDF-Rechnung
- Firmenangaben im Briefkopf der PDF-Rechnung
- Der Standard-Rechnungstext kann z. B. für Hinweise oder Disclaimer benutzt werden, der Text wird in der PDF-Rechnung verwendet, sofern in der jeweiligen Buchung kein individueller Rechnungstext angegeben wird.
- Upload des Logos, das im Kopf der Rechnung verwendet wird und auch in den Nachrichten genutzt werden kann. Auf der Rechnung wird das Logo auf eine Breite von 175 px begrenzt. Als Dateiformate sind .jpg und .png möglich.
- Definition von Fußzeilen für Rechnungen. Optional sind unterschiedliche Fußzeilen möglich, falls z. B. verschiedene Kontoverbindungen, Firmen- oder Adressangaben verwendet werden.
Einstellungen für die E-Rechnung
Ab 2025 werden in der EU schrittweise E-Rechnungen verpflichtend, wenn der Rechnungsempfänger eine Firma ist.
E-Rechnungen werden als PDF mit integrierten XML-Daten erstellt (Format ZUGFeRD) und erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen. Die Rechnung ist wie bisher als PDF anzeigbar, druckbar etc.; die Rechnungsdaten sind aber zusätzlich maschinenlesbar und -verarbeitbar.
Damit E-Rechnungen erstellt werden, muss die Checkbox PDF-Rechnung als E-Rechnung erstellen aktiviert sein. Weiterhin müssen die Firmenangaben zum Rechnungsersteller im Abschnitt Einstellungen für die E-Rechnung vollständig hinterlegt sein.
Auch die Angaben zum Rechnungsempfänger müssen in den Daten des Gastes vollständig hinterlegt sein.
Wir empfehlen bei erstmaliger Nutzung der E-Rechnung, das erstellte PDF mit einem Validierungstool zu prüfen (z. B. www.portinvoice.com).